Zmiany wprowadzane ustawą o pracowniczych planach kapitałowych będą wdrażane etapami, tak aby zapewnić płynność ich stosowania. W tym celu ustawa określiła harmonogram, który wskazuje moment, w jakim poszczególni pracodawcy mają obowiązek stworzenia u siebie PPK. Uzależniony on jest od ilości zatrudnionych osób. Tak więc:

1. w firmach zatrudniających co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku – start programu ustalony jest na 1 lipca 2019 roku;

2. w firmach zatrudniających co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 roku – start programu ustalony jest na 1 stycznia 2020 roku;

3. w firmach zatrudniających co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku – start programu ustalony jest na 1 lipca 2020 roku;

4. w pozostałych firmach i jednostkach sektora finansów publicznych (niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników) – start programu ustalony jest na 1 stycznia 2021 roku.

Ustawa wskazuje, że wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa na zarządzanie PPK dokonuje pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w przedsiębiorstwie. Jeżeli w danej firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Pracodawca i organizacja związkowa nie są w żaden sposób ograniczeni kryterium, którym mają kierować się dokonując selekcji instytucji finansowej. Ustawa tylko instrukcyjnie wskazuje, że wybór ten jest dokonywany w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Ponadto wyboru dokonuje się mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Konsultacje pracodawcy z przedstawicielami załogi zasadniczo powinny prowadzić do ustalenia wspólnego stanowiska w zakresie dotyczącym wyłonienia najlepszej instytucji finansowej. Jeżeli jednak do takiego porozumienia nie dojdzie na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, to wówczas wyboru instytucji finansowej dokonuje samodzielnie pracodawca.

W przypadku, gdy podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku wybrania instytucji finansowej i zawarcia z nią umowy o zarządzanie PPK w wymaganym ustawowo terminie, to wówczas Polski Fundusz Rozwoju wezwie w formie pisemnej pracodawcę do zawarcia takiej umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania. Co ważne Fundusz wezwie do zawarcia takiej umowy nie z jakąkolwiek instytucją finansową, ale z tzw. wyznaczoną instytucją finansową, którą jest towarzystwo funduszy inwestycyjnych, w którym więcej niż 50% udziału w kapitale zakładowym posiada Polski Fundusz Rozwoju. W tym czasie pracodawca może również samodzielnie wybrać podmiot, który będzie prowadził rachunki PPK jego pracowników i przedstawić PFR informację o zawarciu takiej umowy.

We wspominanym wyżej wezwaniu Polski Fundusz Rozwoju poinformuję podmiot zatrudniający o karze grzywny za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie. Może ona wynosić do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.